Digitalizacja dokumentów to proces, który przynosi wiele korzyści, takich jak łatwość dostępu, automatyzacja procesów biznesowych, a nawet zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko. Trzeba jednak mieć na uwadze również fakt, że cyfryzacja może się wiązać z różnego rodzaju ryzykami – szczególnie natury bezpieczeństwa danych. Z tego artykułu dowiesz się wszystkiego, co należy wiedzieć w kwestii ochrony zasobów w dobie digitalizacji dokumentów.
Cyfrowe nośniki danych a bezpieczeństwo
Strategie minimalizowania tych ryzyk obejmują opracowanie planu zarządzania danymi, który uwzględnia bezpieczeństwo na każdym etapie – od tworzenia, przez przechowywanie, po udostępnianie danych. Sposoby zapewnienia redundancji i zabezpieczenia przed awariami obejmują tworzenie kopii zapasowych danych, przechowywanie ich w wielu lokalizacjach i korzystanie z technologii takich jak RAID (Redundant Array of Independent Disks), które mogą pomóc w ochronie danych w przypadku awarii sprzętu.
Wiele dokumentów firmowych przechowywanych jest na pendrive lub dyskach zewnętrznych. Bez względu na to, czy jest to działanie tymczasowe, czy związane z archiwizacją, bezpieczeństwo w tej kwestii to priorytet dla organizacji we wszystkich sektorach.
W związku z tym nośniki powinny być regularnie sprawdzane pod kątem wirusów, programów szpiegujących oraz poprawności działania. W razie potrzeby należy przeprowadzić proces migracji danych na nowsze urządzenia.
Każdy pendrive czy dysk zewnętrzny z danymi firmowymi powinien być zabezpieczony hasłem. Dzięki temu w przypadku zgubienia lub kradzieży dane są chronione. Przedsiębiorstwa często korzystające z nośników danych powinny dysponować narzędziami i metodami jednakowo odzyskiwania, jak i kasowania informacji na tego rodzaju urządzeniach.
Szyfrowanie danych i kontrola dostępu
Najważniejsze protokoły szyfrowania danych to SSL (Secure Sockets Layer) i TLS (Transport Layer Security). Zapewniają one bezpieczne połączenia internetowe. Technologie uwierzytelniania, takie jak autoryzacja wielopoziomowa (MFA) i jednorazowe hasła (OTP), pomagają w zapewnieniu bezpieczeństwa informacji. Nie każda firma będzie miała potrzebę wdrożenia wszystkich tych elementów. Ich obecność powinna być dostosowana do specyfiki firmy i rodzajów zadań wykonywanych przez pracowników
W przypadku korzystania z różnego rodzaju oprogramowań, np. elektronicznego obiegu dokumentów, konieczne jest korzystanie z funkcji nadawania dostępu jedynie wybranym osobom. Ponadto użytkownicy mający dostęp do danych firmowych oraz klientów powinni stosować dobre praktyki z zakresu zabezpieczeń – regularna aktualizacja oprogramowania, korzystanie z silnych haseł i unikanie podejrzanych linków lub załączników.
Ochrona przed cyberatakami
Skuteczną ochronę przed cyberatakami umożliwia egzekwowanie dobrej polityki bezpieczeństwa. Powinna ona zawierać zasady dotyczące zarządzania tożsamością i dostępem, takie jak autoryzacja wielopoziomowa i ograniczanie dostępu do niezbędnego minimum. Ponadto nie może w niej zabraknąć wyjaśnienia takich kwestii jak:
- Oświadczenie o celu polityki
- Ogólne zasady bezpieczeństwa
- Szczegółowe procedury bezpieczeństwa (np. postępowanie w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa lub ataku)
- Wytyczne dotyczące zgłaszania naruszeń bezpieczeństwa
- Procedury egzekwowania polityki bezpieczeństwa
- Wymagania szkoleniowe dla pracowników w zakresie bezpieczeństwa
- Dokumentacja polityki bezpieczeństwa.
Dobrze zaprojektowana i wdrożona polityka bezpieczeństwa może pomóc w ochronie organizacji przed licznymi zagrożeniami. Podczas jej tworzenia warto zaangażować w to pracowników. Istotne jest również monitorowanie przestrzegania polityki bezpieczeństwa i wprowadzanie zmian w razie potrzeby oraz aktualizacja wraz z rozwojem biznesu.
Zgodność z przepisami i regulacjami
Organizacje są odpowiedzialne za bezpieczeństwo swoich danych oraz danych klientów czy partnerów biznesowych. W razie naruszenia zabezpieczeń lub naruszenia przepisów, organizacje mogą ponosić odpowiedzialność prawną i finansową, a także stracić zaufanie interesariuszy.
Dlatego przestrzeganie przepisów i regulacji w zakresie ochrony danych ma kluczowe znaczenie dla budowania zaufania klientów i utrzymania dobrej reputacji organizacji. W dobie coraz większej świadomości społecznej na temat prywatności danych, klienci są bardziej świadomi i wrażliwi na kwestie związane z bezpieczeństwem informacji.
Implementując w firmie narzędzia do zarządzania danymi czy automatyzacji procesów warto zwrócić uwagę na solidność systemu, jaki oferuje dostawca usług IT. Współczesne rozwiązania technologiczne z tego zakresu (np. chmurowe) powinny gwarantować pełne bezpieczeństwo, a sam kontrahent wsparcie w obsłudze.
FlowDog buduje bezpieczne systemy oraz aplikacje i zapewnia kompleksową pomoc w zakresie zabezpieczeń. Gwarantuje kontrolę ryzyka, monitoring infrastruktury i procesów biznesowych, a także eliminację słabych punktów czy ciągłą weryfikację potencjalnych zagrożeń. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą stabilnie i wydajnie funkcjonować, korzystając z zaawansowanych systemów automatyzacji procesów biznesowych i nie tylko.
Digitalizacja dokumentów to nieunikniony krok w dzisiejszym świecie technologii, ale wymaga odpowiedniej strategii. Właściwe praktyki przechowywania danych, ochrony przed cyberatakami, zarządzania informacjami oraz zgodność z przepisami to klucz do sukcesu z zakresu bezpieczeństwa informatycznego.
