Wystawianie faktur jest jednym z obowiązków o charakterze powtarzalnym. Ręczne wypełnianie dokumentów i ich wysyłka w przypadku niektórych form działalności może pochłaniać nadmierną ilość cennego czasu przedsiębiorcy. Istnieje kilka rozwiązań, które z pewnością przyśpieszą proces wystawiania faktur online.
Dobry program podstawą sprawnego wystawiania faktur
Podstawą do zoptymalizowania procesu wystawiania faktur skutkującego skróceniem poświęconego na tę czynność czasu jest bezsprzecznie odpowiedni dobór programu. Dopasowane funkcje wysokiej klasy programu znaczącą pomogą przyśpieszyć proces fakturowania. Odpowiednie narzędzie powinno przede wszystkim dawać możliwość:
- automatycznego wystawiania faktur,
- zsynchronizowania procesu wystawiania faktur z opcją tworzenia dokumentów magazynowych,
- wystawiania faktur elektronicznych,
- połączenia programu do wystawiania faktur ze sklepem internetowym.
- korzystania z funkcji kodów GTU.
Funkcja automatycznego wystawiania faktur jest wręcz niezastąpiona w przypadku konieczności wielokrotnego wystawiania dokumentu dla stałego kontrahenta. Największą zaletą tej funkcji jest wzór faktury VAT, umożliwiający zdefiniowanie odbiorcy. Dzięki czemu nie ma konieczności wielokrotnego wprowadzania danych odbiorcy. Faktury VAT wystawiane po zdefiniowaniu danych wymagają jedynie bieżących modyfikacji w zakresie sprzedaży bądź usługi i związanych z tym kwot do zapłaty.
Z kolei w przypadku przedsiębiorców posiadających towary w magazynie program do wystawiania faktur online bezwzględnie powinien pełnić również funkcje magazynowe. Wyposażony w taką funkcję program umożliwia wystawianie dokumentów magazynowych i wprowadzenie towarów do stanu magazynowego. Jest to rozwiązanie, które zezwala na bieżącą kontrolę stanu towarów i szybką inwentaryzację.
Faktura VAT- ekspresowe wystawianie faktur online
Do kolejnych sposobów pozwalających na znaczne przyśpieszenie procesu wystawiania faktur należą faktury elektroniczne. Jest to funkcja, która pozwala na wystawienie faktury, jej wysyłkę i odbiór przez osobę uprawnioną w dowolnym formacie elektronicznym.
Natomiast w przypadku przedsiębiorców prowadzących e-sprzedaż niezastąpioną opcją jest z pewnością funkcja API, która udostępnia możliwość automatycznego wystawiania faktur przy sprzedaży.
I ostatnią bardzo istotną opcją wpływającą na przyśpieszenie procesu wystawiania faktur jest dostępna w wysokiej klasy programach funkcja GTU. Głównie z uwagi na fakt, że umożliwia ona oznaczenie grup towarów na poczet obowiązku sporządzania plików JPK.
Krótkie podsumowanie
Szybkie wystawianie faktur jest możliwe do zrealizowania z dobrym programem zawierającym wszystkie powyższe funkcje. Jednakże nie oznacza to konieczności korzystania z płatnych programów do wystawiania faktur czy usług księgowych. Wszystkie powyższe opcje są bowiem dostępne również w bezpłatnym programie do wystawiania faktur. Decydując się na darmowy program, ale bogato wyposażony w różne funkcje każda wystawiana fakturka online jest niebywale prostym i szybkim procesem.
